Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Benhauer sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Stanisława Klimeckiego 4, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Sądu Rejonowego dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie pod numerem 0000523346, REGON 122334666, NIP 6762447754.(dalej: Benhauer lub Administrator).

RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Kategorie osób, których dane są przetwarzane

Administrator danych osobowych przetwarza w szczególności dane następujących kategorii osób:

Kategoria osób Zakres danych
Kandydaci do pracy dane osobowe wynikające z przepisów prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz dane dobrowolnie przekazane przez kandydatów w toku rekrutacji
Kontrahenci, ich przedstawiciele, osoby realizujące umowę oraz osoby wyznaczone do kontaktu dane osobowe wynikające z przepisów prawa, które są niezbędne do księgowania i wystawiania faktur (np. firma, NIP, REGON, adres), ale również dane niezbędne do prowadzenia kontaktów biznesowych (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko)
Klienci, którzy korzystają z darmowej wersji trial systemu oraz wersji demo produktu imię, nazwisko, firma, kraj, email firmowy, numer telefonu, adres strony internetowej
Osoby, które zapisały się do usługi newsletter adres e-mail
Osoby, które wyraziły zgodę na przesyłanie informacji handlowych i marketingowych za pośrednictwem komunikacji elektronicznej lub przy użyciu urządzeń telekomunikacyjnych imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail, adres strony internetowej
Osoby, które zapisały się na szkolenia lub webinary imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail, adres strony internetowej
Osoby, które przesyłają zapytania telefonicznie, pocztę e-mail lub formularze kontaktowe imię, nazwisko, adres e-mail/numer telefonu, treść zapytania

Zasady przetwarzania danych osobowych

Kandydaci do pracy

Cele i podstawy przetwarzania danych: Dane osobowe będą przetwarzane w celu:

  • podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego w szczególności z art. 22^1 Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • w zakresie wykraczającym poza dane określone w przepisach prawa (w szczególności z art. 22^1 § Kodeksu pracy), dane osobowe będą przetwarzane na podstawie zgody - o ile taka zgoda została udzielona (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Administratora w zakresie ciążących na nim obowiązków prawnych oraz dostawcy usług IT i inne firmy przetwarzającego dane na zlecenie Administratora.

Okres przechowywania: Dane osobowe będą przetwarzane przez okres do 6 miesięcy liczonych od dnia zakończenia postępowania rekrutacyjnego. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych postępowań rekrutacyjnych, dane osobowe będą przetwarzane przez okres 12 miesięcy lub do czasu cofnięcia zgody.

Dobrowolność/obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych w zakresie określonym w przepisach prawa, w szczególności art. 22^1 Kodeksu pracy jest obligatoryjne. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zawarcia umowy. Dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody jest dobrowolne, a brak ich podania nie spowoduje negatywnych konsekwencji.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: Administrator nie przekazuje do Państwa trzeciego danych osobowych, które przetwarzane są w związku z prowadzonymi postępowaniami rekrutacyjnymi.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: Administrator nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Cele i podstawy przetwarzania danych: Dane osobowe kontrahentów będących osobami fizycznymi będą przetwarzane:

  • w celu realizacji umowy zawartej pomiędzy kontrahentem, a Administratorem lub w celu podjęcia działań na żądanie kontrahenta przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • w celu wypełnienia obowiązków nałożonych na Administratora na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w zakresie wystawiania i przechowywania faktur VAT, wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia jak i obrony roszczeń, co stanowi uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Cele i podstawy przetwarzania danych: dane przedstawicieli kontrahentów, osób wykonujących umowę i osób wyznaczonych do kontaktu będą przetwarzane:

  • dla celów kontaktowych, w tym w celu nawiązania i prowadzenia kontaktów biznesowych, co stanowi uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • dla celów wypełnienia obowiązków nałożonych na Administratora na podstawie obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • w celu ewentualnego dochodzenia jak i obrony roszczeń, co stanowi uzasadniony interes Administratora (6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Administratora m.in. w zakresie usług IT.

Okres przechowywania: Dane osobowe kontrahentów będą przechowywane przez okres wymagany na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń w zależności, które z tych zdarzeń nastąpi później. Dane przetwarzane w celach kontaktowych będą przechowane przez okres trwania relacji biznesowych.

Dobrowolność/obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy łączącej strony.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: Dane osobowe będą przetwarzane również z użyciem narzędzi/systemów dostarczanych przez podmioty wspierające Administratora, które mają siedzibę lub przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim wypadku, dane osobowe są przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w danym kraju, np. na podstawie Ram ochrony danych UE-USA.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: Administrator nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Cele i podstawy przetwarzania danych: dane osobowe będą przetwarzane:

  • w celu realizacji umowy zawartej poprzez akceptację regulaminu, przedmiotem której jest udzielenie dostępu do wersji trial lub demo systemu oferowanego przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • w celu ewentualnego dochodzenia jak i obrony roszczeń, co stanowi uzasadniony interes administratora (6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Administratora m.in. w zakresie usług IT.

Okres przechowywania: Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do zrealizowania umowy o korzystanie z wersji trial produktu, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. W przypadku wykupienia płatnej wersji produktu, konto trial zostanie przekształcone w konto z pełnym dostępem do wykupionych usług - w takim wypadku dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń w zależności, które z tych zdarzeń nastąpi później.

Dobrowolność/obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do otrzymania dostępu do wersji trial produktu.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: Dane osobowe będą przetwarzane również z użyciem narzędzi/systemów dostarczanych przez podmioty wspierające Administratora, które mają siedzibę lub przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim wypadku, dane osobowe są przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w danym kraju, np. na podstawie Ram ochrony danych UE-USA.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: Administrator nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Cele i podstawy przetwarzania danych: Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia działań marketingowych, w tym przesyłania spersonalizowanych treści marketingowych dotyczących Administratora oraz jego produktów, zgodnie z wyrażoną zgodą na przesyłanie takich informacji, co stanowi uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Administratora w zakresie ciążących na nim obowiązków prawnych oraz dostawcy usług IT i inne firmy przetwarzającego dane na zlecenie Administratora.

Okres przechowywania: Dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania zgody na przesyłanie informacji handlowych na wskazany adres e-mail. Zgodę można cofnąć poprzez przesłanie wiadomości email na adres dpo@salesmanago.com lub przez skorzystanie przycisku do anulowania subskrypcji, który jest dostępny w wiadomościach e-mail przesyłanych w ramach Newslettera.

Dobrowolność/obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest nieobowiązkowe, jednakże niezbędne do otrzymywania informacji handlowych w ramach usługi newsletter.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: Dane osobowe będą przetwarzane również przez podmioty wspierające Administratora, które mają siedzibę lub przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim wypadku, dane osobowe są przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w danym kraju, np. na podstawie Ram ochrony danych UE-USA.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: Administrator nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Cele i podstawy przetwarzania danych: dane osobowe będą przetwarzane:

  • w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego lub przesyłania informacji handlowych i marketingowych z wykorzystaniem podanego adresu e-mail lub numeru telefonu, co stanowi uzasadniony cel administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu wykazania zgodności z prawem naszego działania, co stanowi uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • ewentualnego dochodzenia jak i obrony roszczeń, co stanowi uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Administratora m.in. w zakresie usług IT oraz partnerzy sprzedażowi Administratora.

Okres przechowywania: Dane osobowe będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody na przesyłanie informacji handlowych na wskazany adres e-mail lub numer telefonu. Zgodę można cofnąć poprzez przesłanie wiadomości email na adres dpo@salesmanago.com. W ograniczonym zakresie, Twoje dane osobowe mogą być przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dobrowolność/obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, a brak ich przekazania nie spowoduje żadnych negatywnych konsekwencji.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: Dane osobowe będą przetwarzane również z użyciem narzędzi/systemów dostarczanych przez podmioty wspierające Administratora, które mają siedzibę lub przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim wypadku, dane osobowe są przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w danym kraju, np. na podstawie Ram ochrony danych UE-USA.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: Administrator nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Cele i podstawy przetwarzania danych: Dane osobowe będą przetwarzane:

  • w celu realizacji umowy zawartej poprzez akceptację regulaminu, przedmiotem której jest zorganizowanie szkolenia albo regulaminu, w tym przesyłania powiadomień dotyczących wydarzenia oraz weryfikacji obecności na samym wydarzeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Administratora w zakresie ciążących na nim obowiązków prawnych oraz dostawcy usług IT.

Okres przechowywania: Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dobrowolność/obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wzięcia udziału w organizowanym wydarzeniu.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: Dane osobowe będą przetwarzane również z użyciem narzędzi/systemów dostarczanych przez podmioty wspierające Administratora, które mają siedzibę lub przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim wypadku, dane osobowe są przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w danym kraju, np. na podstawie Ram ochrony danych UE-USA.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: Administrator nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Cele i podstawy przetwarzania danych: Dane osobowe będą przetwarzane:

  • w celu udzielania odpowiedzi na przesłane pytanie, prowadzenia korespondencji elektronicznej oraz realizacji działań podjętych na zgłoszoną prośbę, co stanowi uzasadniony cel Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Administratora w zakresie ciążących na nim obowiązków prawnych oraz dostawcy usług IT.

Okres przechowywania: Dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia korespondencji mailowej lub udzielania odpowiedzi na pytania zadane telefonicznie, a następnie przez okres jej archiwizacji, chyba że otrzymana zostanie zgoda na przesyłanie informacji handlowych i marketingowych lub nawiązana zostanie relacja biznesowa - w takim wypadku okres przechowywania będzie zgodny z okresem przechowywania danych “Osób, które wyraziły zgodę na przesyłanie informacji handlowych i marketingowych za pośrednictwem komunikacji elektronicznej lub przy użyciu urządzeń telekomunikacyjnych” albo przechowywania danych “kontrahentów, ich przedstawicieli, osób realizujących umowę oraz osób wyznaczonych do kontaktu”.

Dobrowolność/obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest nieobowiązkowe, jednakże niezbędne do otrzymania odpowiedzi na przesłane zapytanie.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: Administrator nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Prawa osób, których dane są przetwarzane


Posiadają Państwo stosownie do sytuacji prawo do:
  • żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania, a jeżeli dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie udzielonej zgody lub na podstawie umowy, posiadają Państwo również prawo do przenoszenia swoich danych osobowych;
  • wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, o ile dane przetwarzane były na podstawie tej zgody. Wycofanie zgody, nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych - gdy dane przetwarzane są na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.

Prawo do wniesienia skargi

Posiadają Państwo również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.).

Dane kontaktowe Administratora

Administrator danych osobowych:
Benhauer sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie
(Operator Salesmanago)
ul. Stanisława Klimeckiego 4
30-705 Kraków
e-mail: rodo@salesmanago.com

Inspektor ochrony danych:
Marcin Lis
e-mail: dpo@salesmanago.com